«Events for Future»: устойчивое управление мероприятием

Земцова В.С., библиотекарь 2 категории Могилевского филиала РНТБ

 

«В 21 веке человечество столкнулось с большим количеством экологических проблем (изменение климата, сокращение биоразнообразия, загрязнение почвы, воды, воздуха), социальных проблем (глобальное неравенство, перераспределение ресурсов), экономических проблем (экономический кризис линейной экономики). Пришло время пересмотреть ценности: окружающая среда больше не воспринимается как средство исключительно для обогащения человечества. Формируется новая парадигма, в которой сохранение окружающей среды, решение социальных и экономических проблем становится приоритетным.

Новый подход внедряется во все сферы жизни, бизнес и производство. Так и индустрия организации мероприятий не остается в стороне. У любого организатора сегодня есть возможность сделать свои мероприятия более устойчивыми, социально ориентированными, положительно влияющими на развитие местной экономики и ее поддержку» [1, с. 3].

Курс «Events for Future», организаторами которого стали Центр экологических решений и Минский международный образовательный центр им. Йоханнеса Рау (далее – IBB), был создан в поддержку всем организаторам, которые хотят сделать свои мероприятия эко-дружественными и инклюзивными.

Данный курс проходил в смешанном онлайн-офлайн формате и включал в себя 7 модулей:

1. Введение в устойчивое управление мероприятиями;
2. Экологические проблемы и устойчивая организация мероприятий;
3. Области деятельности устойчивого управления событиями;
4. Аспекты устойчивости при организации питания на мероприятиях;
5. Коммуникация и устойчивость;
6. Инструменты для мультипликаторов;
7. Разработка политики по устойчивым мероприятиям.

Каждый модуль содержал в себе теорию, домашнее задание и семинар. На каждом из модулей мы остановимся подробнее.

Модуль 1. Учимся основам управления мероприятием

 

Первое семинарское занятие было виртуальным и проходило на платформе Zoom. На нем мы познакомились с организаторами, особенностями работы на платформе, тематикой курса и теоретическими материалами.

Первый модуль ставил перед нами следующие задачи:

1. научиться основам управления мероприятиями;
2. узнать, откуда возникла концепция устойчивого развития и почему ее важно учитывать при организации мероприятий;
3. познакомиться с основами event-менеджмента и устойчивым подходом при проведении мероприятий.

К домашнему заданию организаторы подошли с творческой точки зрения и предложили нам два задания на выбор. Мы выбрали разработку концепции устойчивого мероприятия в Беларуси от организации, которую мы представляем, или организации, с деятельностью которой мы знакомы. При этом следовало раскрыть следующие компоненты устойчивого мероприятия: основная идея и тема, цель мероприятия, целевая группа, формат, заинтересованные стороны и партнеры, компоненты мероприятия, ресурсы.

За основу мы взяли наш опыт проведения экскурсионного урока для участников проекта #Geo_Literacy_School, организованного в рамках работы партнерского центра «Всё о США». За это домашнее задание мы получили 100/100 баллов.

Модуль 2. Учимся оценивать экологический след от мероприятия

 

Семинарское занятие по второму модулю прошло в Гомеле. Перед приездом нас предупредили, что проживание, помещения и питание будут организованы с учетом аспектов устойчивости, чтобы на примере можно было углубиться в данную тему.

В качестве практического задания перед приездом нам предложили создать эко-беджи. Мы выбрали экологичный материал фетр, из которого был сшит эко-бедж. Как результат – первое место.

Весь семинар был интерактивным: мы посетили главные достопримечательности города, обращая внимание на примеры инклюзии (инклюзия – процесс реального включения людей с инвалидностью в активную общественную жизнь), поучаствовали в дискуссии на тему вреда или пользы пальмового масла, а в завершении нам предложили в группах разработать концепцию рождественского фестиваля.

Теоретический материал во втором модуле ставил перед нами новые задачи:

• узнать, как оценивать экологический след мероприятия (мера воздействия на окружающую среду), рассчитать углеродный след мероприятия (совокупность всех выбросов парниковых газов, произведенных прямо и косвенно отдельным человеком, организацией, мероприятием) и предпринять меры по его компенсации;
• научиться использовать подходы циркулярной экономики при организации своих мероприятий (циркулярная экономика основана на возобновлении ресурсов, является альтернативой традиционной линейной экономики (создание, пользование, захоронение отходов);
• понять, как предотвратить чрезмерное образование отходов и использование пластика на своих мероприятиях.

Домашнее задание по второму модулю оказалось не менее интересным, но более сложным в выполнении. Необходимо было найти три знакомые или дружественные нам организации любого профиля, которые периодически организуют мероприятия для себя или как часть услуги, и договориться с руководителем или ответственным за проведение мероприятий о коротком интервью (не более 20 минут). Вопросы были заранее подготовлены организаторами. Все полученные ответы нужно было кратко записать и проанализировать для каждой из трех организаций по отдельности, сделать выводы об уровне внедрения аспектов устойчивости при проведении мероприятий.

Нашими интервьюируемыми стали наши партнеры: Ольга Обидина – координатор научно-популярного проекта «Наука вне себя» в Могилеве, Николай Казаков – представитель инициативы «Сохраним Печерский лесопарк» и Артур Татьянин – лицензиат проекта TEDxMahilyow. За это задание мы получили 100/100 баллов.

Модуль 3. Учимся организовывать инклюзивное пространство для всех и каждого

 

Семинар по третьему модулю проходил в Минске в IBB.

Во время семинара мы познакомились с экспертом по безотходному производству в ресторанах и экспертом в области инклюзии.

На второй день семинара нам было предложено проверить, насколько IBB является инклюзивным и устойчивым центром. Для этого мы опросили администрацию центра и работников, а также прошли по центру и лично проверили его устойчивость и инклюзивность. В завершение дня нам дали задание разработать один из двух видов устойчивых кейсов: экологичную альтернативу чемоданчику тренера-модератора или мобильный кейс с навигацией для организации инклюзивных и устойчивых мероприятий.

Через изучение теоретического материала мы:

• узнали, как выбрать место проведения и проживания для участников, на какие аспекты устойчивости стоит обратить внимание;
• разобрались в теме устойчивой мобильности для гостей мероприятия;
• научились планировать и проводить свое мероприятие с минимальным использованием бумаги и пластика;
• узнали, как организовать раздельный сбор отходов на мероприятии;
• узнали, как лучше всего организовать инклюзивное пространство для всех участников.

Нам было предложено выполнить два домашних задания. В первом задании необходимо было описать какое-либо мероприятие: как оно называется, чему посвящено, где будет проходить, как долго будет длиться, предусмотрено ли там питание, кто предполагаемые участники. Далее следовало разработать регистрационную анкету для участников данного мероприятия с использованием Google Forms и загрузить ее на платформу.

Мы загрузили анкету с описанием встречи с американским экологом Шерри Уилсон, которая планировалась в партнерском центре «Всё о США» в формате Zoom-сессии.

Вторым домашним заданием стал анализ и поиск поставщиков для устойчивых закупок товаров и услуг. В рамках курса «Events for Future» была создана база данных лучших практик. Необходимо было вспомнить, найти и добавить в базу данных примеры передовых практик, идей и решений в области устойчивого управления мероприятиями в Беларуси, которые мы реализовывали у себя или видели у других. Это могли быть полезные услуги, поставщики для организации закупок товаров для мероприятий, места для проведения мероприятий, отвечающие аспектам устойчивости, проекты и/или организации для сотрудничества и совместных устойчивых мероприятий.

Мы загрузили в базу информацию о нашем филиале, так как мероприятия, которые мы проводим, отвечают аспектам устойчивости. За это задание мы получили 100/100 балов.

Модуль 4. Учимся организовывать питание на мероприятиях в рамках аспектов устойчивости

 

Четвертый модуль – «Аспекты устойчивости в организации питания на мероприятиях». Семинар по данному модулю прошел в Бресте. В рамках мероприятия мы познакомились с Алексеем Августиновичем, аналитиком данных, который рассказал о трендах, инструментах и технологиях в коммуникации при организации мероприятий. Мы посетили мемориальный комплекс «Брестская крепость-герой» и оценили его с точки зрения инклюзии, а также посетили с экскурсией отель Hampton by Hilton и сделали свои выводы об устойчивости и инклюзии данного места для проживания гостей.

В теоретических материалах были решения для следующих задач:

• узнать, как оценить значение устойчивого питания;
• изучить основные структурные элементы здорового питания;
• познакомиться с современными тенденциями питания;
• понять важные аспекты, которые необходимо учитывать при организации питания на мероприятиях в рамках аспектов устойчивости;
• научиться оценивать предложения кейтеринга (компаний, организовывающих питание на площадках, предоставляемых заказчиком) с точки зрения их устойчивости.

В качестве «домашки» нам было предложено выполнить два задания. Первое – подготовка меню для мероприятия. Необходимо было придумать четыре разных основных блюда (каждое по 500 г):

а) блюдо, содержащее мясо;

б) рыбное блюдо для пескетарианской диеты (пескетариа́нство – образ жизни, заключающийся в отказе от употребления в пищу мяса теплокровных. Допускается употребление в пищу рыбы, краба и моллюсков. Растительная пища, яйца и молоко могут употребляться как без ограничений, так и с исключением некоторых категорий продуктов);

в) ово-лакто-вегетарианское блюдо (ово-лакто-вегетарианство – вариант вегетарианства, приверженцы которого употребляют в пищу не только продукты растительного происхождения, но также молоко и яйца);

г) веганское блюдо (веганство – образ жизни, стремящийся к исключению, насколько это возможно и реализуемо, всех форм эксплуатации и насилия в отношении животных в качестве еды, одежды или любых других целей).

Следовало детально описать рецепт каждого блюда. Используя CO₂-калькулятор для блюд (https://www.klimatarier.com/de/CO2_Rechner), рассчитать углеродный след для каждого из 4 блюд и разработать описание каждого блюда (сопровождающие аннотации об аспектах устойчивости).

Второе задание – анализ и поиск кейтеринга или ресторанов с точки зрения устойчивости. Необходимо найти в своем городе/регионе поставщиков кейтеринга или рестораны с соответствующими предложениями (например, вегетарианская или веганская кухня, блюда из региональных продуктов и т.д.), сформировать портфолио одного такого заведения, максимально четко и конкретно описать его преимущества и объяснить, почему это заведение достойно быть в базе данных лучших практик. За выполнение данного задания мы получили 95/100 баллов.

Модуль 5. Налаживаем эффективную внешнюю и внутреннюю коммуникации

Последний обязательный модуль – «Коммуникация и устойчивость».

Семинар по данному модулю прошел как онлайн-встреча с представителями инициативы GreenTable и Берлинского центра экологического образования.

Пятый модуль поставил перед нами новые задачи:

• узнать, какие способы налаживания эффективной внешней и внутренней коммуникации существуют;
• получить рекомендации для выстраивания эффективной коммуникации внутри команды и со своей целевой аудиторией;
• познакомиться с инклюзивными коммуникациями;
• изучить средства и каналы коммуникации, выбор и способ их применения;
• узнать, каким образом можно использовать соцсети и мессенджеры в event-менеджменте;
• научиться выявлять тренды, создавать чат-боты и одностраничные сайты и научиться использовать календари и другие Google-инструменты для проведения устойчивых мероприятий.

В качестве домашнего задания нам предложили заполнить таблицу по внешней и внутренней коммуникации своей организации и разработать медиаплан для одного мероприятия с указанием СМИ, которые планируется пригласить, и способа коммуникации с ними.

Шестой модуль «Инструменты для мультипликаторов» был факультативным и не предусматривал домашнее задание, но при этом дал возможность познакомиться с интересной концепцией.

Термин «multiplier», кальку с которого («мультипликатор») используют в образовательной среде, очень широко распространен в бизнесе и переводится в данном контексте как «вдохновитель». Мультипликатор – это человек, который вдохновляет других на воспроизведение идеи, процесса или системы на том же качественном уровне.

Условно все лидеры (а мультипликаторы обычно имеют ярко выраженные лидерские способности) делятся на два типа: вдохновители и подавители. И здесь важно ответить на вопрос, к какому типу относитесь вы.

Подавители – это тип лидеров, которые подавляют интеллект, энергию и способности тех, кто их окружает, поскольку им кажется, что только они способны создавать и воплощать хорошие идеи, только они знают, как правильно делать. Девиз подавителей: «Без меня они не справятся». Рядом с таким лидером у людей постепенно ослабевает желание проявлять инициативу и делиться идеями.

На другой стороне шкалы находятся вдохновители (мультипликаторы), которые исходят из того, что окружающие их люди достаточно умны, чтобы разобраться с поставленными задачами. Вдохновители добиваются бóльших результатов, используя интеллект и способности людей вокруг них, это магниты, привлекающие талантливых людей, которые тянутся к тем, кто дает им возможность учиться и расти, а не контролирует каждый шаг. Вдохновители могут быть жесткими и требовательными, но при этом дают другим людям почувствовать свой потенциал.

На занятиях мы познакомились с некоторыми стратегиями поведения, которые отличают вдохновителей.

Седьмой модуль, также факультативный, был посвящен разработке политики устойчивых мероприятий в организации.

27 февраля 2021 года состоялось заключительное мероприятие в Минске в IBB.

На мероприятии мы поделились впечатлениями о курсе, обсудили, где мы можем применить полученные знания, и защищали свои «чемоданчики/кейсы». Мы разрабатывали эко-дружественный кейс для тренера-модератора. Название нашего устойчивого кейса – «Экокофр».

 

Разрабатываем «Устойчивый чемоданчик»

 

Почему так важен чемоданчик модератора?

Почти каждый спикер, которому когда-либо приходилось выступать перед людьми, обучать группу или проводить семинар, знает, что этот «инструмент» очень упрощает многие действия.

В комплектацию чемоданчика модератора в основном входят предметы из неэкологичных материалов, которые часто приходится заменять на новые. Поэтому нашей задачей стало создание экологически устойчивой альтернативы.

Кофр (фр. coffre – сундук, ящик; лат. cophinus – корзина, дорожная сумка; греч. κόφινος – корзина) – сундук, чемодан или дорожная сумка с несколькими отделениями. На территории Беларуси был распространен сундук – традиционный ящик с крышкой для хранения вещей.

Наш экокофр представляет собой «сундук» с принадлежностями, которыми тренер-модератор может пользоваться в своей работе, не нанося вреда окружающему миру. Он выполнен в виде сумки-рюкзака и включает мобильный складной мольберт, доску-флипчарт, мел, держатели для мела, беджи, таблички и подставки для них, магниты, зажимы и мобильные сумки для раздельного сбора мусора.

При проектировании и комплектации экокофра мы придерживались принципов устойчивого развития, стараясь сделать его максимально экологичным: отказались от пластика, насколько это было возможно, приобретали многоразовые и многофункциональные компоненты. Одно из главных преимуществ «экочемодана» – значительная экономия на расходных материалах, так как они просто не нужны, единственная постоянная статья затрат – обычный мел. Благодаря многоразовому использованию предметов из экокофра мы сохраняем биоресурсы, которые могли быть потрачены для производства комплектующих обычного чемодана тренера. Наш эко-дружественный чемоданчик поможет сделать мероприятие более устойчивым по отношению к природе.

Данный экокофр был вручен каждому из участников, кто успешно окончил курс.

Так как курс экологичный, нам приготовили пряники с изображением сертификатов, а оригиналы сертификатов отправили на электронную почту.

Еще одним необычным развлечением для нас стало приготовление настоящего немецкого глинтвейна одним из наших тренеров.

 

Выводы

 

Устойчивое мероприятие – это мероприятие, при организации которого учитываются ценности и предпринимаются действия по сохранению окружающей среды, созданию здорового и инклюзивного сообщества и развитию экономики.

Эко-дружественные мероприятия должны учитывать три аспекта:

1. экологическую безопасность;
2. социальную справедливость;
3. экономическое развитие.

На этапе разработки и планирования мероприятия можно более детально представить его уже с экологической и инклюзивной точки зрения.

Важно четко определить цели и задачи вашего мероприятия, определить цели устойчивости.

Важно продумать и подготовить место проведения и проживания, трансфер, питание, материалы, необходимые для вашего мероприятия, развлечения, техническое обслуживание. При необходимости разместить участников мероприятия в гостиницах, способных предоставить комфортное проживание и безбарьерную среду для своих гостей.

Важно уточнить у участников их потребности (провести анкетирование) и скоординировать работу своей команды и волонтеров. Вся команда организаторов должна понимать, с какой аудиторией она работает. Руководителю не будет лишним провести специальные беседы или организовать тренинги для работников по этике в общении с гостями. Ведь среди ваших гостей могут быть и дети, и пенсионеры, и люди с особыми потребностями.

Подбирая выступающих на мероприятии, важно продумать, смогут ли они общаться с разновозрастной или инклюзивной аудиторией.

Если есть необходимость организации питания на мероприятии, стоит подробнее узнать о кафе, ресторанах, кейтеринговых компаниях, которые могут предоставить диетическое меню, узнать, из каких продуктов они готовят, как заботятся о клиентах с особыми потребностями. Из анкетирования будет ясно, есть ли у гостей особенности в питании, придерживаются ли они вегетарианского меню. Стоит обратить внимание на организации, заботящиеся об уменьшении углеродного следа от способов утилизации органических продуктов или их получения.

Место для проведения мероприятия – самая важная часть в организации. На этот пункт стоит обратить особое внимание. Если это помещение, то оно должно быть комфортным, с постоянной температурой и хорошей вентиляцией для возможности длительного нахождения участников. Хорошо, если все необходимое оборудование будет предоставляться на месте. При необходимости следует учитывать возможность организации безбарьерной среды для участников с особыми потребностями.

Во время проведения мероприятия очень часто организаторы допускают экологические ошибки: бутилированная вода, распечатанные анкеты, презентации, пластиковые беджи и другие вещи, которые с легкостью можно заменить. Например, воду оставлять в графинах со стаканами, материалы держать в облаке, предоставив к ним доступ и т.д.

Важно оценить свою работу после мероприятия.

Рекомендации по устойчивой организации мероприятий не стоит расценивать как нечто, ограничивающее вашу креативность или комфорт гостей. Просейте привычные процедуры и подходы к организации мероприятий через фильтр устойчивости, оцените, что является избыточным, а для чего можно без труда придумать новое решение.

Список использованных источников

1. Чумакова, Д. В. Краткое руководство по устойчивой организации мероприятий / Д. Чумакова. – [Б. м. : б. и.], 2020. – 81 с. – Издано в рамках проекта «Наращивание потенциала для развития циркуляр. экономики в регионах Беларуси». – Библиогр.: с. 79–81 (25 назв.).