Ретроконверсия в РНТБ: новое или не забытое старое?

Нестеренок Н.В., ведущий библиограф отдела каталогизации документов РНТБ

«Тем, кто не оглядывается назад, не заглянуть вперед».

Эдмунд Берк

История возникновения и развития библиотек донесла до нас сведения о существовании библиотечных каталогов еще в виде глиняных табличек с указанным на них номером полки в библиотеке. А сегодня традиционные карточные каталоги вытесняет оцифрованная информация об источниках – электронные каталоги (ЭК) и библиографические базы данных (БД).

Стремительное развитие информационно-коммуникационных технологий сделало возможным проведение во многих библиотеках мира ретроконверсии фондов и каталогов, которая обеспечивает свободный и неограниченный доступ к международным и национальным информационным ресурсам.

Ретроконверсия, или ретроспективная конверсия, понимается как технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронную форму. Применительно к библиотекам это означает, что на смену традиционным карточным каталогам приходят электронные: библиографические записи новых поступлений сразу создаются в электронном виде, а старые записи на бумажных карточках переводятся в электронный формат.

Состояние карточных каталогов требует решения вопроса о переводе их в электронную форму. Ветхость карточек, приводящая порой к потере информации (стерся шифр, часть самой записи), выцветание рукописных карточек, написанных чернилами, делающее их «слепыми», неизбежные заставки в каталоге, полное редактирование которого провести практически не реально, недобросовестность некоторых читателей, не заботящихся о сохранности каталогов, – все это заставляет задуматься о том, сколько еще сможет прослужить нам верой и правдой карточный каталог. Кроме того, его нельзя увеличивать до бесконечности в пространстве.

Кроме физического, имеет место и моральное устаревание карточного каталога. Возможности расширенного поиска информации в ЭК и БД, их доступность через Интернет с любого компьютеризированного рабочего места сделали их более востребованными на рынке информационных услуг по сравнению с традиционными каталогами.

Перевод основного массива библиографической информации в электронную форму, как средство обеспечения доступа к этим данным из любого места и в любое время, наметился за рубежом в конце 60-х годов прошлого столетия, а в 90-е годы библиотеки стали активно реализовывать сложные проекты ретроконверсии.

Так, в США в начале 1969 года Библиотека Конгресса сделала первую попытку реализовать проект RECON, объединив его в начале 1970-х годов с проектом COMARC (кооперативный проект MARC). Оба проекта не имели продолжения в связи с недостаточным пониманием важности ретроспективной конверсии и, как следствие, отсутствием поддержки со стороны профессионального сообщества. К началу 1980-х стало очевидно, что недостаток открытого доступа к массивам, уже отконвертированным в рамках отдельных проектов, и дефицит координации в этом вопросе на национальном уровне создают серьезные трудности в области библиографического контроля. Ассоциация исследовательских библиотек начала разработку национальной стратегии ретроспективной конверсии. К началу 1990-х годов были идентифицированы три главные проблемы:

– слабое взаимоиспользование уже созданных массивов библиографических записей на ретроспективную часть фонда;

– отсутствие систематического планирования в области ретроспективной конверсии;

– отсутствие жестких и четких требований к библиографической записи, создаваемой в рамках проектов ретроспективной конверсии.

В Резолюции Совета Европы No.R(89) 11 перечислены актуальные и сегодня организационные принципы проведения конверсии карточных каталогов:

– обеспечение как можно более широкого доступа к уже каталогизированным коллекциям;

– поощрение и стимулирование кооперативных проектов ретроспективной конверсии;

– приоритет финансирования проектов ретроспективной конверсии каталогов, отражающих общие или специальные коллекции, которые представляют особую ценность для культурной, научной и образовательной жизни страны;

– внимание к каталогам тех коллекций, которые в силу своих лингвистических характеристик способствуют изучению или установлению контактов с другими странами;

– беспрепятственное использование конвертированных записей на основе взаимности внутри или между библиотечными сетями без каких-либо правовых или договорных ограничений использования всеми членами соответствующих сетей;

– минимальные требования к библиографическим записям, позволяющие обеспечить эффективный поиск и обмен записями внутри страны и за ее пределами;

– разумная стоимость ретроспективной конверсии, для чего необходимо использовать существующие в Европе телекоммуникационные сети, позволяющие обращаться к уже имеющимся в других БД и каталогах машиночитаемым библиографическим записям.

На определенном этапе ретроспективная конверсия должна быть включена в общенациональную информационную политику.

Электронные каталоги большинства крупных библиотек Республики Беларусь, в том числе РНТБ (ЭК организован и ведется с 1995 года), отражают поступления литературы за последние полтора-два десятилетия. Для такой крупной библиотеки, как РНТБ, это незначительная часть фондов. Такое положение, когда в ЭК нет информации о большом массиве ретроспективной части библиотечных фондов, осложняет библиотечное обслуживание в автоматизированном режиме (оперативный поиск информации, организацию электронной доставки документов, автоматизацию заказа литературы, ее книговыдачи и т.п.). Не случайно реализация ретроспективной конверсии – одна из приоритетных задач в работе библиотеки.

В РНТБ работа в области ретроконверсии началась не вчера, а ведется достаточно длительный период времени.

В ЭК РНТБ полностью введена информация о находящихся в фонде библиотеки промышленных каталогах, отечественных и иностранных периодических изданиях. Проводится работа по ретроконверсии документов, составляющих ретрофонд отдела технических нормативных правовых актов и отдела патентных документов.

С 2008 года активно ведется работа по ретроконверсии книжных изданий. В ЭК введено более 28000 записей, и эта цифра постепенно растет.

На начальном этапе проведения ретроконверсии в РНТБ были выбраны методы ретроконверсии, определен набор элементов библиографической записи, определены исполнители, осуществлен выбор оптимального способа организации работ, наиболее выгодной технологии, программного и технического обеспечения, определены методы контроля качества и редактирования библиографических записей, обеспечен доступ к библиографическим записям в ЭК РНТБ и Сводном электронном каталоге библиотек Беларуси (СЭК).

В практике зарубежных и отечественных библиотек известны различные методы ретроконверсии карточных каталогов, но в целом можно выделить следующие три:

– метод ручного ввода – перевод в машиночитаемую форму библиографических записей непосредственно с карточек;

– метод заимствования – использование библиографических записей из других электронных каталогов и дополнение их собственными данными библиотеки (индексами классификации, предметными рубриками, шифрами хранения и т.д.);

– метод автоматической ретроконверсии – сканирование карточек с целью создания их цифровых образов, распознавание символов и приведение записей к стандартному MARC-формату вручную или автоматически.

При ретроконверсии книжного фонда в РНТБ активно используются первые два метода.

Однако, проанализировав мировой и отечественный опыт проведения ретроконверсии, ознакомившись с уже действующими и отработанными ее системами, «примеряя» их на РНТБ, специалисты библиотеки пришли к выводу о необходимости разработки собственной технологии ретроконверсии фондов и каталогов.

Ввод библиографических записей осуществляется собственными силами и непосредственно из первоисточника. Именно книга – источник наиболее полной и точной информации об объекте описания. Вариант ввода библиографических записей с каталожных карточек алфавитного каталога также рассматривался, однако в то время не был утвержден, так как библиографические описания на многих карточках не соответствуют современным правилам каталогизации.

Исполнителями работ по ретроконверсии были выбраны сотрудники отдела депозитарного хранения фонда (ОДХФ), так как они имели свободный доступ к ретрофонду, осуществляли подбор литературы из этого фонда по требованиям читателей и могли сразу, без задержки вводить библиографические записи в ЭК РНТБ. Позднее, в связи с реорганизацией ОДХФ, работа по ретроконверсии фонда была полностью передана в отдел каталогизации документов. Изначально приоритетными при ретроспективном вводе стали издания, прошедшие текущую книговыдачу, но не введенные в ЭК. Издания, возвращенные читателями, передавались на ретроспективную каталогизацию. По созданной на начальном этапе и откорректированной в процессе работы технологии на отобранный массив книжных изданий составлялись новые либо скопированные (заимствованные) из СЭК библиографические записи. Так как РНТБ является участником системы корпоративной каталогизации, предварительный поиск отобранных для ввода изданий обязательно проводился в СЭК. В случае, если нужная библиографическая запись в СЭК отсутствовала, составлялась новая запись.

При ретроконверсии книжных изданий отдела патентных документов используется следующая технология. Специалистами ОПД осуществляется отбор изданий для ретроконверсии. Они передаются в отдел комплектования, где им присваиваются инвентарные номера и приклеиваются штрихкоды. Далее специалистами отдела каталогизации документов на эти издания составляются библиографические записи, проставляются индексы УДК, ГРНТИ, ключевые слова. Записи редактируются, на них распечатываются новые карточки для алфавитного и систематического каталогов отдела патентных документов.

В 2007-2010 гг. в рамках Государственной программы инновационного развития Республики Беларусь на 2007-2010 годы РНТБ осуществляла промышленную ретроконверсию нумерационного каталога технических нормативных правовых актов, целью которой был перевод имеющейся библиографической информации на традиционных носителях – каталожных карточках – в более удобную для использования электронную форму.

Этот карточный каталог создавался и поддерживался в течение многих лет сотрудниками РНТБ как служебный каталог, предназначенный для выполнения информационной функции, в котором карточки располагались в порядке номеров, присвоенных документам соответствующими государственными или ведомственными органами.

Поиск в карточном нумерационном каталоге мог осуществляться только при личном посещении библиотеки и исключительно при условии, что пользователь знает номер документа. После перевода каталога в электронную форму у пользователя появилась возможность проводить самостоятельно удаленный многоаспектный поиск и оперативно находить информацию по различным параметрам: по теме, номеру, заглавию документа.

Специфика документов по стандартизации и отсутствие подобных фондов в других библиотеках не позволяли использовать метод заимствования, а сложность карточек (большое количество рукописных и сокращенных пометок, не поддающихся программному распознаванию) делала очень трудоемким создание полной библиографической записи с переносом всех сведений и абсолютно невозможной автоматическую ретроконверсию. В результате в РНТБ была разработана собственная технология ретроконверсии: создание усеченных библиографических записей с минимальным набором полей и присоединение к ним сканированных графических образов каталожных карточек. Взамен внесения в библиографическую запись рукописных сведений было принято решение использовать примечание: «Информацию об изменениях и статусе документа см. в графическом образе карточки». Такое решение исключало возможные многочисленные ошибки при введении в библиографическую запись рукописного, часто неразборчивого текста, и упрощало процесс ретроконверсии.

После загрузки в ЭК РНТБ библиографических записей, созданных в ходе ретроконверсии, пользователи получили возможность в удаленном режиме провести поиск и заказ документов по номеру, заглавию, ключевым словам и индексу Классификатора государственных стандартов, а также открыть присоединенный к записи графический образ карточки, узнать статус документа и наличие изменений. Кроме того, ретроконверсия способствовала решению проблемы сохранности библиографических и графических данных, высвобождению рабочих площадей, занимаемых шкафами с каталожными карточками, ликвидации затрат на поддержание и сохранность карточных каталогов (актуализация карточек, очистка от пыли, воспроизведение физически устаревших карточек и т.д.). А главное – был сделан еще один шаг по расширению доступа к научно-технической информации специалистов из всех регионов республики.

По инициативе директора РНТБ Сухоруковой Р.Н. с 01.04.2021 года в структуре отдела каталогизации документов создан сектор ретроконверсии каталогов. Несомненно, что для каждой библиотеки престижно иметь в своей структуре подобное подразделение.

Так как в РНТБ сосредоточен наиболее полный в Республике Беларусь фонд научно-технической литературы по технике, экономике промышленности и смежным отраслям, было принято решение начать ретроконверсию карточного систематического каталога (СК) с раздела 6 УДК «Прикладные науки. Медицина. Технологии».

Ретроконверсии подлежат карточки систематического каталога, датированные годом выпуска изданий до 1995 года.

Специалистами отдела каталогизации документов разработана технологическая карта «Создание сокращенной записи в формате BELMARC при ретроконверсии систематического каталога отечественных книг в РНТБ», проведено нормирование.

Первоначально карточки СК сверялись с ЭК РНТБ и СЭК, при отсутствии записей составлялась новая библиографическая запись в соответствии с современными правилами каталогизации и без сокращений, приводились все элементы описания, указанные на карточке. Записи импортировались в СЭК и ЭК РНТБ.

Учитывая трудоемкость процесса и значительные временные затраты на создание библиографических записей, было принято решение о составлении сокращенной библиографической записи с применением: ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления; ГОСТ 7.12-93. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке; СТБ 7.12-2001. Бібліяграфічны запіс. Скарачэнне слоў і словазлучэнняў на беларускай мове; ГОСТ 7.11–2004 (ИСО 832:1994). Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках.

Записи не сверяются с СЭК и не отправляются в СЭК, а отражаются только в ЭК РНТБ.

После ввода библиографической записи в ЭК РНТБ делается пометка «ЭК» на карточке СК в правом верхнем углу красным цветом. Составляются списки введенных записей, которые еженедельно распечатываются и передаются в ОНБР для переноса пометки «ЭК» в алфавитный карточный каталог.

На первый взгляд непрофессионалу может показаться: что может быть сложного и трудоемкого в том, чтобы перенести основные библиографические сведения с карточки СК в определенные поля BELMARC-формата? Это только на первый взгляд. Практика показывает, что ретроконверсией каталогов должны заниматься профессионалы-каталогизаторы или библиографы, которые хорошо знают библиографическое описание, правила сокращения слов и словосочетаний на разных языках, правила организации и ведения каталогов, методику составления ключевых слов, УДК и др.

Профессионал-библиограф должен суметь привести в сокращенной записи максимум сведений для идентификации документа и его поиска в ЭК: взять фамилию автора из словаря авторитетных записей с раскрытыми инициалами (если они есть), ключевые слова для раскрытия содержания документа, при необходимости исправить заставки, при отсутствии необходимых сведений на карточках (страниц, инициалов авторов и др.) – уточнить их в АК или в фонде библиотеки de visu, правильно проставить шифры издания (там есть свои особенности). Если раздел СК содержит слишком большое количество карточек (более 50), предложить руководству отдела разукрупнить его.

В процессе ретроконверсии СК возникают различные вопросы, которые нельзя предусмотреть никакими методическими документами, ведь наш каталог особенный и он включает документы, которых нет в других библиотеках: это обзорная информация различных отраслевых институтов информации, которая сейчас не издается, экспресс-информация, тематические подборки и др. Возникают вопросы по описанию, по отражению отдельных элементов описания в соответствующих полях BELMARC-формата и др., но все решается очень оперативно с заведующим отделом каталогизации документов.

Проведенная должным образом ретроконверсия систематического карточного каталога РНТБ – основа будущего полноценного электронного справочно-поискового аппарата на весь фонд библиотеки, которая значительно повысит качество обслуживания и имидж РНТБ в современной информационной среде.

 

Список использованных источников

1. Андроненко, О. В. Электронный каталог и ретроконверсия: из истории информатизации технологических процессов Государственной универсальной научной библиотеки Красноярского края / О. В. Андроненко, О. Г. Сысуева // Новые направления деятельности традиционных библиотек в электронной среде : материалы межрегион. науч.-практ. конф. (22-23 сент. 2014 г., г. Красноярск) / [редкол.: Е. Б. Артемьева, О. Л. Лаврик]. – Новосибирск, 2015. – С. 239-246. – (Раздел 5, Информационно-библиотечное обслуживание в условиях информатизации общества и реформирования науки, культуры, образования).
2. Богачева, И. В. Перевод карточных каталогов в электронные: проблемы и перспективы / И. В. Богачева // Библиогр. – 2015. – № 4. – С. 59-74. – (Из опыта работы).
3. Гоманова, Е. В. Ретроконверсия нумерационного каталога нормативно-производственных изданий по стандартизации РНТБ / Е. В. Гоманова // Информ. бюл. РНТБ. – 2011. – № 2. – С. 24-25. – (Информационные технологии).
4. Жукова, Л. О. Ретроспективная конверсия карточных каталогов в Центральной научной библиотеке НАН Беларуси: опыт работы / Л. О. Жукова, Т. К. Гогохия // Библиотека и общество: проблемы и направления развития [Электронный ресурс] : материалы V Междунар. науч.-практ. конф. молодых ученых и специалистов, Минск, 30-31 окт. 2013 г. / редкол.: А. И. Груша (отв. ред.) [и др.]. – Минск, 1984. – С. 76-81. – Библиогр.: с. 80-81 (3 назв.).
5. Зеленевская, Н. П. Ретроконверсия карточных каталогов в НББ: основные этапы реализации / Н. П. Зеленевская // Інфармацыйныя рэсурсы Нацыянальнай бібліятэкі Беларусі: праблемы фарміравання і выкарыстання : зб. арт. / Нац. б-ка Беларусі ; склад. Т. В. Кузьмініч. – Мінск, 2008. – С. 112-120.
6. Зимина, Е. И. Ретроспективная конверсия и сверка фондов с каталогами в национальных библиотеках мира / Е. И. Зимина, Ю. В. Самодова // Библиотечное дело за рубежом – 2016 : сб. аналит. и справ. материалов / Российс. гос. б-ка, Отд. зарубеж. библиотековедения и междунар. библ. связей, Сектор анализа и обобщения информ. по зарубеж. библ. делу и библиогр. ; [сост. А Н. Гончарова]. – М., 2017. –С. 14-31. – (Инновационные технологии). – Библиогр.: 8 назв.
7. Кисловская, Г. А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов : практ. пособие / Г. А. Кисловская. – М. : Либерея-Бибинформ, 2009. – 142 с. : ил., табл.
8. Коваленко, Э. Э. Ретроконверсия: методы и подходы / Эльвира Коваленко // Б-ка. – 2010. – № 4. – С. 59-60. – (Библиотечная столица – 2010).
9. Коробицына, Е. К. Конверсия карточного каталога на ретроспективный фонд / Е. К. Коробицина, Л. Е. Ковалева // Библиогр. – 2001. – № 2. – С. 62-64.
10. Лавренова, О. «В стиле «ретро», или Что такое конверсия каталогов и как ее проводить / О. Лавренова // С компьютером на «ты» : справ. пособие для б-к по информ. технологиям и ИНТЕРНЕТ / авт.-сост. Л. А. Казаченкова. – 2000. –Вып. 3. – № 3. — С. 47-84.
11. Мыхлик, В. В. Ретроконверсия в Центральной научной библиотеке имени Якуба Коласа Национальной академии наук Беларуси: итоги и опыт работы / В. В. Мыхлик // Библиотека в XXI веке: аспекты развития [Электронный ресурс] : материалы VII Междунар. науч.-практ. конф. молодых ученых и специалистов, Минск, 29-30 окт. 2015 г. : [сб. науч. ст. / редкол.: А. И. Груша (отв. ред.) и др.]. – Минск, 2016. – С. 149-153.
12. Нечаева, Т. А. Методика проведения ретроконверсии книжного фонда РНТБ / Т. А. Нечаева // Информ. бюл. РНТБ. – 2014. – № 2. – С. 26-29. – (Новые информационные технологии).Стукалова, А. А. Полнота и единообразие обработки документов для электронных каталогов библиотек разных типов / А. А. Стукалова, Г. А. Скарук // Информ. ресурсы России. – 2020. – № 1. – С. 19-26. – (Организация и использование информационных ресурсов). – Библиогр.: 13 назв.
13. Стукалова, А. А. Функциональность электронного каталога: требования российских и зарубежных пользователей / А. А. Стукалова // Науч. и техн. б-ки. – 2020. – № 8.– С. 63-84. – (Электронные ресурсы. Электронные библиотеки). – Библиогр.: 40 назв.
14. Сергеева, О. В. Ретроконверсия каталогов: современный опыт и проблемы применения [Электронный ресурс] / О. В. Сергеева. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/retrokonversiya-katalogov-sovremennyy-opyt-i-problemy-primeneniya/viewer. – Дата доступа: 22.09.2021.
15. Сухорукова, Р. Н. Нетрадиционная работа для научно-технической библиотеки? Так ли? / Р. Н. Сухорукова // Информ. бюл. РНТБ. – 2021. – № 1. – С. 5–8. – (Очевидные и неочевидные мысли о библиотеке).
16. Черкасова, И. Ю. Ретроконверсия каталогов: новый подход / И. Ю. Черкасова // Библиогр. – 2000. – № 4. – С. 38-45.