Организация работы научно-технических библиотек по справочно-библиографическому обслуживанию пользователей
Библиографическое обслуживание — это совокупность процессов доведения библиографической информации до потребителей в соответствии с их реальными и потенциальными информационными потребностями и запросами.
Основными принципами организации библиографического обслуживания являются системность, требующая охвата всех групп пользователей библиотечных услуг, и пластичность, означающая изменение форм обслуживания в зависимости от изменения запросов. Так, работа в условиях рыночной экономики заставила библиотеки ввести платные формы обслуживания (пользователи заинтересованы платить за услуги повышенного качества — библиографические списки, копирование фрагментов документов, БД из фонда библиотеки и т.д.).
В обслуживании пользователей библиотеки проявляется ориентация библиографических служб на активное раскрытие ресурсов библиотек, полноценное удовлетворение реальных информационных потребностей.
Основными видами библиографического обслуживания являются библиографическое информирование и справочно-библиографическое обслуживание.
Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) — это «обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с предоставлением справок и других библиографических услуг». Термин «справочно-библиографическое обслуживание» закреплен в ГОСТе 7.0-99 «Информационно-библиографическая деятельность, библиография. Термины и определения».
СБО принадлежит к числу обязательных функций библиотек и служит удовлетворению прав пользователей на информацию о составе библиотечных фондов и содержащихся в них конкретных документах, консультационную помощь в поиске и выборе источников информации.
В настоящее время этот вид обслуживания имеет место во всех типах библиотек, независимо от структуры, численности работников, состава читателей и т.д.
Качество СБО во многом зависит от состояния СБА (справочно-библиографического аппарата), взаимосвязей между его отдельными частями, оптимального наполнения карточками разделов каталогов и картотек, глубины раскрытия содержания (в первую очередь книг и журнальных статей в каталогах, картотеках и БД).
Согласно ГОСТу 7.0-99 справочно- библиографический аппарат (СБА) — это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов, используемых при обслуживании читателей.
СБА состоит из разнородных элементов: законченных или «закрытых» (ретроспективных библиографических изданий, законсервированных каталогов и картотек, БД на CD-ROM и т.п.) и продолжающихся (текущих библиографических пособий, действующих каталогов и картотек, пополняемых БД. Конкретный состав СБА дифференцируется в зависимости от типа библиотеки и ее функций. Рациональность организации СБА зависит от наличия таких свойств, как системность, пластичность, надежность, доступность и экономичность.
Пластичность выражает способность СБА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов. Элементы СБА иногда изменяют в предвидении будущих вероятных запросов — формируют новые разделы каталогов, картотек или даже новые тематические картотеки, составляют библиографические списки, меняют содержание частей СБА.
Надежность СБА заключается в его способности удовлетворять типичные для данной библиотеки или ее подразделений разовые запросы. Она гарантирует отражение в СБА наиболее ценной, ретроспективной и новейшей информации.
Доступность СБА отражает удобство его использования читателями. Он становится доступным благодаря продуманному размещению его частей и элементов, соответствующему их оформлению, поддержанию в рабочем состоянии.
Экономичность отражает вынужденное материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СБА.
Структура справочно-библиографического аппарата:
1. Справочно-библиографический фонд (СБФ) — образуемый совокупностью выделенных из общего фонда библиотеки нормативных, справочных и библиографических изданий (в печатной и электронной формах). Состав и объем СБФ зависят от типа библиотеки, содержания и характера запросов пользователей, направления и содержания библиографической работы.
Объем СБФ также лимитируется площадью помещения, отведенного для его хранения. Фонд является предметом особой заботы библиографов, постоянно выявляющих по библиографическим и иным источникам новые справочные и библиографические издания, дезидераты (лат.-desiderata- желаемое, издания, которые необходимо получить в фонд данной библиотеки) и добивающихся их получения.
Критерием отбора изданий для СБФ служит необходимость их использования в оперативном библиографическом поиске при библиографировании и библиографическом обслуживании. В СБФ поступают новые текущие и ретроспективные библиографические издания, электронные справочные и библиографические издания на дискетах и CD-ROM.
Не подлежат исключению из СБФ указатели библиографических пособий (включая «Библиографию российской библиографии», энциклопедии, научно-вспомогательные ретроспективные указатели).
Фонд ОСБР составляет более 2 тыс. назв., 28 тыс. экз., в т.ч. 49 CD-ROM (БД РЖ ВИНИТИ).
2. Система библиотечных каталогов (традиционных и электронных), библиографических картотек и БД является наиболее подвижной частью СБА. Технология их ведения позволяет без хронологических пробелов концентрировать библиографическую информацию.
В РНТБ генерируется ЭК книжных изданий, насчитывающий более 32 тыс. записей, ЭК периодических изданий — более 6 тыс. записей, ЭК «Промкаталоги» — более 8,5 тыс. записей, НТД — более 9 тыс. записей.
В РНТБ создан сводный ЭК (СЭК), доступный в Интернет. Кроме электронных каталогов книг и периодических изданий, в распоряжении пользователей 70 БД, 25 из них — собственной генерации. Каталоги ОСБР: АК и СК книжных изданий, АК и СК ТБС, регистрационная картотека периодических изданий отдела, картотека платных услуг, картотека образцов библиографических описаний, 16 БД собственной генерации.
3. Фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНБП) — это часть СБА, содержащая оригиналы или копии, письменных справок, выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания и др. материалы ФНБП хранят в зависимости от технологии ведения. Фонд ТБС РНТБ составляет более 1,5 тыс. назв., отражается в АК и СК ТБС, хранится в фонде отдела 15 лет; ежеквартально списки размещаются на WEB-странице РНТБ.
Элементы СБА взаимно дополняют друг друга. Сохранение целостности СБА библиотеки требует, чтобы так называемые «подсобные» справочно-библиографические аппараты ее подразделений в меру необходимости были унифицированы.
В целом функции СБА расширяются, снимаются многие ограничения, он перестает отражать ресурсы только данной библиотеки, но неизменным остается его главное назначение — ориентация пользователей в массивах документов на различных материальных носителях и навигация в мировых информационных ресурсах.
Библиографический запрос представляет собой обращение пользователя в библиографическую службу в устной, письменной или электронной форме, отражающее потребность в библиографической информации. Классификация запросов многоаспектна. По характеру необходимой информации они подразделяются на:
— тематические (о содержании библиографической информации по теме);
— уточняющие (потребность в восполнении либо уточнении неполной или искаженной информации о документах, полученной пользователем из различных источников; невозможность выполнить адресную справку из-за неполноты или неточности элементов библиографического описания; необходимость указать полные стандартные библиографические данные о документе при оформлении библиографических списков и т.д).
— адресные (физическая удаленность пользователя от фонда и / или каталогов, безуспешность самостоятельного поиска издания в каталогах библиотеки, даже в алфавитном; необходимость установить местонахождение издания для заказа его по МБА).
— фактографические запросы свидетельствуют о необходимости получения читателями конкретных сведений самого различного характера: от адреса учреждения, стоимости определенных товаров, правил эксплуатации бытовой техники до правописания отдельных слов.
Часть библиографических запросов не нуждается в библиографическом обслуживании как непременном условии доведения библиографической информации. Его успешно заменяет индивидуальное библиографическое консультирование. В зависимости от характера информационной потребности библиографическая консультация может перерасти в методическую (когда читателя ориентируют в системе источников и особенности их использования).
Неопределенность является отличительной чертой запросов, с которыми читатели обращаются к библиографу. Непонимание того, что хочет читатель — показатель непрофессионализма библиографа.
Простейшей причиной неполноты исходных данных является пропуск или искажение элементов библиографического описания. Вторая причина неопределенности запросов — необходимость решения новых задач, вхождение в проблематику, с которой читателю прежде не приходилось иметь дело. Нередко читатель (особенно студент) оказывается в ситуации, когда не может четко и ясно сформулировать тему запроса. Вот здесь ему на помощь и должен прийти библиограф. С приобретением опыта он накапливает знания и навыки, способствующие успешному поиску, особенно в условиях неопределенности. Недаром в нашей профессиональной среде широко распространено понятие «интуиция библиографа».
С внедрением в работу РНТБ электронных технологий, справочно-библиографическое обслуживание вышло на новый уровень. За последние годы потребность в информации на электронных носителях значительно возросла и, как показал опыт, использование ЭК и БД позволяет повысить качество обслуживания наших пользователей: осуществлять быстрый поиск по элементам библиографической записи документа и их комбинациям, выполнять сложные запросы, делать распечатки фрагментов ЭК и БД и др.
Одно из направлений работы отдела справочно-библиографической работы (ОСБР) — создание и ведение библиографических БД, ведь они — основа высокого качества и эффективности поиска информации. В ОСБР 16 БД собственной генерации, зарегистрированных в «Государственном регистре информационных ресурсов». Объем библиографических записей в них превышает 44 тысячи. Функционируют БД в программном обеспечении «Библиотека», формат — USMARC. Обладают гибкой системой поиска по: фамилии автора, заглавию, в т.ч. заглавию источника, месту и году издания, издательству, названию серии, ключевым словам, предметным рубрикам. Существует проблема лингвистического обеспечения БД.
С 1996 г. генерируется БД «Экономика производства», которая содержит более 18,8 тыс. библиографических записей. В основном, записи на статьи из периодических изданий по вопросам экономики производства, бухгалтерскому учету, налогообложению, маркетингу, рекламе, внешнеэкономической деятельности, финансовым системам, финансовой политике и т. д. Для ее пополнения просматривается и расписывается около 200 названий отечественных периодических изданий, поступающих в библиотеку. Для ведения словаря ключевых слов используется «Тезаурус по экономике и демографии» РАН ИНИОН (электронный вариант), а также экономические словари и справочники.
БД «Инновационная деятельность» ведется с 2000 г. и содержит более 4,8 тыс. библиографических записей на книги, статьи из периодических изданий по проблемам инновационной деятельности, интеллектуальной собственности, информатизации, развитию науки, организации НИОКР и т.д. Для ее ведения просматривается и расписывается около 200 отечественных периодических изданий, поступающих в РНТБ.
Все другие БД создаются на основе библиографических указателей (БУ). Мы отказались от традиционного издания БУ на бумаге. В отделе хранятся электронные варианты изданий. По желанию заказчика их можно записать на дискету, CD-ROM или сделать распечатку.
Специфика подготовки этих БД заключается в том, что в их наполнении принимают непосредственное участие отделы- фондодержатели, стараясь максимально раскрыть фонды нормативно- технических и патентных документов, промышленных каталогов, иностранных изданий. Кроме этого, в БД включаются сведения из реферативных изданий и «Летописей…», а также имеющихся в РНТБ БД EBSCO, Эталон Win и др.
Примером такой базы данных является БД «Энергосбережение», работа над созданием которой началась в 1996 г. БД состоит из 4 частей и содержит более 9 тыс. библиографических записей за 1993-2003 гг., отражающих материалы о мировом опыте энергосберегающих технологий и оборудования в различных отраслях промышленности, о вовлечении в хозяйственный оборот нетрадиционных и возобновляемых источников энергии, использовании средств и приборов учета топливно-энергетических ресурсов. На основе первой части в 1997 г. был издан библиографический указатель «Энергосберегающие технологии и оборудование». Презентация 3-й части данной БД прошла во всех областных филиалах. Уже закончена работа над созданием 4-й части БД, которая будет включать около 2 тыс. записей.
Пользователи имеют локальный доступ и к другим БД РНТБ собственной генерации, таким как «Экологически чистые и безопасные технологи в промышленности», «Переработка и использование промышленных и бытовых отходов», «Экономия материалов в машиностроении», «Реклама промышленной продукции», «История развития изобретательства в Беларуси» и др. БД являются основой для организации различных видов обслуживания пользователей библиотеки, например, на основе БД подготавливаются списки новых поступлений, производится ретроспективный поиск по запросам пользователей в режиме «запрос-ответ» и т.д.
В 2002 г. подготовлено и издано юбилейное пособие «Республиканская научно-техническая библиотека — четверть века на службе науки и производства», которое включает «Обзор деятельности РНТБ за 25 лет» и библиографический указатель за 1977-2001 гг. » РНТБ в изданиях и публикациях».
Ежегодно готовится текущий «Указатель библиографических списков по выполнению государственных научно-технических программ по решению наиболее значимых народнохозяйственных, экологических и социальных проблем за текущий год», который содержит перечень всех ТБС, составленных РНТБ за год. В 2003 г. он включал 120 описаний списков: В отделе хранится электронный вариант этого издания, он представлен также на WEB-странице РНТБ и ежеквартально пополняется новыми списками.
Подготовка библиографических списков по запросам пользователей — одна из самых востребованных услуг отдела справочно-библиографической работы.
Работа над подготовкой ТБС — это творческий процесс, требующий от библиографа высокой квалификации, эрудиции, а также умения вести поиск с использованием мировых информационных ресурсов.
Меняются и усложняются запросы, а также меняется и методика подготовки списков.
Круг просматриваемых источников определяется на основании конкретного запроса потребителя, который иногда ограничивается даже количеством включенных в список названий. Большинство списков выполняется по фонду РНТБ, т.к. заказчик хочет получить первоисточник.
В 2003 г. библиографами подготовлен 201 ТБС. Тематика представлена по самым актуальным вопросам развития экономики и промышленности республики: «Новые технологии, оборудование, энерго- и ресурсосбережение в энергетике», «Колтюбинговое оборудование», «Гидроизоляция крепей шахтных вертикальных стволов», «Лизинг как форма финансового оздоровления экономики» и другие списки по экономическим и узким техническим темам.
Ежеквартально (по некоторым темам ежемесячно) коллективным абонентам рассылаются ТБС новых поступлений в фонд библиотеки по 13 темам: «Машиностроение. Обработка металлов», «Электротехника. Энергетика», «Строительство. Строительные материалы», «Охрана окружающей среды», «Легкая промышленность», «Проблемы нефтехимического комплекса», «Налогообложение» и др.
Подготовка ТБС новых поступлений в этом году осуществляется из ЭК РНТБ; по индивидуальным запросам Заказчиков ведется аналитическая роспись периодических изданий.
Большая работа ведется сотрудниками ОСБР по пропаганде фонда библиотеки на страницах республиканских СМИ. В 2003 г. для опубликования подготовлено 39 ТБС: «Металлообработка», «Энергосбережение в жилищно-коммунальном хозяйстве», «Хозяйственное право Республики Беларусь», «Телекоммуникации», «Спасательное оборудование» и др.
В отделе созданы довольно комфортные условия для работы библиографов: имеется 5 АРМов библиографа; выход в Интернет, который расширил возможности доступа к мировым информационным ресурсам. Библиографы отдела активно используют информационные ресурсы крупнейших библиотек России, особенно ГПНТБ России (http://www.gpntb.ru/win/search/opac-001.html), Украины, Беларуси и др. В отделе есть перечень адресов Интернет, которым пользуются сотрудники. Поисковые системы Rambler (http://www.rambler.ru), Yandex (http://www.yandex.ru), Aport (http://www.aport.ru), Google (http://www.google.com) — также наши активные помощники.
С помощью ресурсов Интернет в 2003 г. подготовлено 26 ТБС: «Производственные технологии», «Инжиниринг», «Твердомеры по методу Либа», «Морские платформы» и др. Все списки, в основном, включают полнотекстовую информацию, необходимую пользователям. В соответствии с запросом предоставляется список адресов Интернет.
Все ТБС подготовлены в текстовом редакторе «Word for Windows». В отделе хранятся их электронные варианты. Заказчик может получить список в любой удобной для него форме, в т.ч. и по E-mail.
С 2003 г. в состав отдела входит сектор зарубежной информации. В этом году началась перестройка его работы: помимо устных и письменных переводов с английского языка и на английский язык, аннотирования книжных изданий, поступающих в библиотеку на английском и немецком языках, осуществляется перевод заголовков статей из иностранных журналов для тематических выставок, проходящих в рамках РНТБ; подготовка рекламно- информационных пресс-релизов по иностранным журналам для СМИ; рекламно-информационных материалов для предприятий; тематических аннотированных перечней иностранных журналов для научно-практических конференций и семинаров, а также составление ТБС по иностранным журналам и материалам из БД EBSCO для предприятий и организаций, индивидуальных абонентов, СМИ и др.
Библиографами отдела ведется ежедневное обслуживание читателей в зале каталогов как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Пользователям предоставлено 6 ПК, электронные и карточные каталоги и картотеки, БД, а также фонд реферативных журналов (РЖ), в т.ч. и на CD- ROM.
Постоянные пользователи библиографических услуг РНТБ — НПО «Прогресс», РУП «Белгипродор», ЗАО «Атлант»- Минский завод холодильников, ОАО «Белгорхимпром» (Солигорск), ОАО «Беларусьрезина» (Бобруйск), ОАО «Красносельстройматериалы (Гродненская область) и др.
Справочно-библиографическое обслуживание регламентируется различного вида документами: ГОСТами, технологическими картами, «Порядками выполнения услуг» и т.д.
Но наличие регламентирующих документов само по себе не может обеспечить должного уровня СБО. Главное — это профессиональная подготовка библиографов. Библиограф должен обладать сдержанностью, вежливостью, контактностью, умением ладить с людьми, переключаемостью внимания, энергичностью и уверенностью в себе.
Необходимость этих качеств обусловлена тем, что в процессе СБО библиографу приходится непосредственно общаться с читателями самых различных профессий, должностей, возраста, национальности, эмоционального состояния и т.д. При этом их обращение за помощью к библиографу может следовать одно за другим, что требует быстрого переключения внимания с предмета поиска в одной отрасли на другую и т.д.
Помимо профессиональных знаний, психолого-педагогических качеств, библиографу необходим определенный уровень знаний экономического и технического характера.
Несомненно, качество справочно-библиографического обслуживания определяется комплексом мер, направленных на удовлетворение информационных потребностей каждого обратившегося пользователя библиотеки к библиографу и получившего конкретную помощь.
Список использованных источников:
1. Коготков, Д.Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, технология, управление: Учеб./ Д.Я. Коготков; Науч. ред. Г.В. Михеев; Под общ. ред. О.П. Коршунова.- СПб.: Профессия, 2003.- 304 с.
2. Справочник библиографа / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина.- 2-е изд., перераб. и доп.- СПб.: Профессия, 2003.-560 с.