Нечаева Т.А., заведующий отделом технических нормативных правовых актов РНТБ
Формирование и ведение фонда ТНПА в РНТБ
Фонд технических нормативных правовых актов (далее – ТНПА) – систематизированная совокупность ТНПА в виде официальных печатных и электронных изданий, в том числе в составе баз и банков данных, информационных систем, а также на съемных носителях информации, актуализируемая на основе официальных источников информации, имеющая справочно-поисковый аппарат в традиционном виде либо на основе современных информационных технологий и предназначенная для осуществления деятельности субъекта хозяйствования.
Каждое предприятие или организация, независимо от рода деятельности, будь то производство продукции или оказание услуг, должно иметь определенный фонд ТНПА, в соответствии с которым осуществляет свою деятельность. Поэтому тема формирования и организации фонда ТНПА для предприятий всегда актуальна. Актуальна она и для РНТБ, где собирается и хранится фонд из более чем 100 категорий документов в области стандартизации, насчитывающий более 400 тыс. экземпляров. Треть из них – документы на микроносителях (микрофильмах и микрофишах).
Формирование фонда ТНПА началось еще задолго до появления РНТБ, в 1959 году, в научно-технической библиотеке при Институте научно-технической информации и пропаганды (ИНТИП). В 1968 году ИНТИП был преобразован в Белорусский научно-исследовательский институт научно-технической информации и технико-экономических исследований Госплана БССР (БелНИИНТИ), в структуре которого продолжила действовать научно-техническая библиотека, а фонд нормативно-технических документов пополнялся и формировался дальше. 1 марта 1977 года на основе фондов научно-технической библиотеки БелНИИНТИ была создана Республиканская научно-техническая библиотека, а в ее структуре – отдел нормативно-технических документов, который продолжает работать и сегодня, спустя 48 лет. Теперь он называется отдел технических нормативных правовых актов (далее – ОТНПА). В 1994 году на специальном совещании в Совете Министров Республики Беларусь было принято решение, а затем и Постановление Совмина от 21.01.1994 № 25 «О создании областных научно-технических библиотек на правах филиалов Республиканской научно-технической библиотеки». Таким образом, постепенно в каждом областном центре Беларуси стали появляться филиалы РНТБ, которые также комплектовались документами в области стандартизации.
Сегодня в РНТБ функции формирования и ведения фонда ТНПА разделены между отделом комплектования фонда, отделом каталогизации документов, ОТНПА и областными филиалами. Специалисты ОТНПА и областных филиалов осуществляют актуализацию фонда и справочно-поискового аппарата к нему и обслуживание индивидуальных и коллективных потребителей информации по стандартизации.
Какими документами нужно руководствоваться в своей деятельности специалистам, на которых возложена функция по формированию и ведению фонда ТНПА?
До 2021 года единого официального документа, регламентирующего деятельность по формированию и ведению фонда ТНПА, на территории Беларуси не было. Однако было определенное количество действующих и отмененных ТНПА, инструкций и методических рекомендаций, статей из периодических изданий, в которых можно было почерпнуть нужную информацию, переработать ее во внутренний стандарт организации или технологическую инструкцию, где определялся бы порядок обращения с ТНПА, указывались основные операции и сроки их выполнения.
1 апреля 2022 года на территории Республики Беларусь был введен первый национальный стандарт, посвященный вопросу организации работы с ТНПА, – СТБ 1.16-2021 «Национальная система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила формирования и ведения фонда технических нормативных правовых актов». Настоящий стандарт устанавливает общие правила формирования и ведения фонда ТНПА в области технического нормирования и стандартизации, а также документов в области технического нормирования и стандартизации, не являющихся ТНПА, и их переводов. Стандарт также устанавливает общие принципы информационного обеспечения вышеперечисленными документами сотрудников и подразделений субъекта хозяйствования. В то же время требования настоящего стандарта не распространяются на правила формирования и ведения фонда ТНПА ограниченного распространения или содержащих сведения, составляющие государственные секреты. Данный стандарт наравне с внутренними инструкциями и технологическими картами используется РНТБ и ее филиалами в работе с фондом ТНПА.
Порядок работы с фондом ТНПА
Терминологический стандарт СТБ ГОСТ 7.76-2004 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения» дает следующее определение формированию фонда: «совокупность процессов комплектования, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами».
Соответственно, во внутреннем стандарте организации или технологической инструкции по работе с фондом ТНПА должны отражаться следующие процессы:
– комплектование (выявление, отбор, заказ, приобретение, получение и регистрация документов);
– организация фонда (прием, учет, техническая обработка, актуализация, размещение и хранение документов);
– исключение документов или рекомплектование (отбор, изъятие из фонда и снятие с учета непрофильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета утраченных документов);
– управление фондом (регулирование состава, объема и структуры фонда в соответствии с задачами библиотеки, информационного центра и потребностями абонентов);
– справочно-информационное обслуживание пользователей и предоставление им информационных услуг.
Комплектование фонда ТНПА
СТБ ГОСТ 7.76-2004 определяет комплектование фонда как «совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов».
При комплектовании фонда ТНПА предприятия/организации важны полнота и информативность изданий. Помимо ТНПА внутреннего происхождения (СТО, СТП, ТУ и др.) и ТНПА, действующих в Республике Беларусь (ТР, ОКРБ, СТБ, ГОСТ, ТКП, Правила ЕЭК ООН, СанПиН, ГН, НПБ, документы по охране труда и др.), фонд может комплектоваться также международными стандартами, национальными стандартами других государств, методическими указаниями, рекомендациями по метрологии и другими документами.
Работа по поиску новых ТНПА для пополнения фонда любой организации начинается с изучения информационных указателей ТНПА (далее – ИУ ТНПА), каталогов ТНПА, официальных сайтов республиканских органов государственного управления (сайты Госстандарта, БелГИСС, БелГИМ, министерств и ведомств), бланков-заказов организаций- распространителей, рекламных проспектов книжных магазинов, других источников информации. В информационных целях можно обращаться и к электронному каталогу РНТБ (далее – ЭК РНТБ), а также к официальным электронным информационно-поисковым системам по стандартизации, как белорусским, так и российским, бесплатный доступ к которым предоставляет РНТБ:
| Наименование электронного информационного ресурса |
Период обновления |
Включает документов | Возможность делать копии |
| ilex | ежедневно | ок. 400 000 | да |
| «Бизнес-Инфо» | ежедневно | 397 869 | да |
| ИПС «Эталон Оnline» | ежедневно | 361 508 | да |
| ИПС «СтройДОК Оnline» | 2-3 раза в месяц | более 7 000 | нет |
| ИПС «Стандарт» версия 3.5 | ежемесячно | 401 311 | частично, 31 548 ТНПА и 7 491 изменений |
| ЭС НТИ «Техэксперт: Нормы, правила, стандарты России» | ежемесячно | 2 652 072 | да |
«Бизнес-Инфо», ilex, ИПС «Эталон Оnline» включают тексты законодательных и нормативных правовых актов Республики Беларусь, отдельных категорий ТНПА. Здесь можно найти аналитические и справочные материалы по вопросам организации работы в области охраны труда, аттестации рабочих мест по условиям труда, охране окружающей среды, обращению с отходами, а также информацию по вопросам системы сметного нормирования, строительного подряда, закупок в строительстве, технического и авторского надзора, сертификации в строительстве и пр. В аналитические правовые системы включены тексты СанПиН и ГН, РД, правил, инструкций, НРР, СН и СП, СПР (стандартов проведения расчетов) и других категорий документов, изменения к отдельным ТНПА. Ознакомиться с новыми документами, включенными в состав данных правовых систем, можно с помощью имеющихся в них вкладок «Новые документы».
ИПС «СтройДОК Оnline» содержит ТНПА, регламентирующие сферу архитектуры и строительства, включая межгосударственные стандарты, действующие на территории Республики Беларусь, официальные документы Минстройархитектуры, определяющие политику в области технического нормирования, стандартизации и сертификации. Для оперативного отслеживания вновь введенных в действие или претерпевших изменения ТНПА, а также для ознакомления с новыми документами, также предусмотрена вкладка «Новые документы», обеспечивающая удобный доступ к актуальной информации.
ИПС «Стандарт» 3.5 представляет собой комплексную информационную систему, содержащую полные тексты ТНПА, действующих на территории Республики Беларусь. Система аккумулирует также библиографическую информацию о технических условиях, разработанных в пределах страны, а также о международных, национальных и региональных стандартах. Данная информационно-поисковая система предоставляет пользователям возможность оперативно отслеживать новые документы и изменения к ним, в частности, через рубрики «Вводятся в действие документы» и «Вводятся в действие изменения документов». В рамках долгосрочного соглашения между РНТБ и Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) РНТБ наделена правом распространения копий ТНПА для предприятий/организаций и частных лиц через систему автоматизированного распространения стандартов (САРС). Распространение ТНПА осуществляется в бумажной форме в виде точных копий оригинального текста, полностью воспроизводящих содержание без каких-либо изъятий или дополнений. В целях идентификации каждая страница воспроизведенного ТНПА снабжается соответствующей идентификационной надписью.
В российской экспертной системе НТИ «Техэксперт: нормы, правила, стандарты России» также предусмотрен раздел «Новые документы», предоставляющий пользователям возможность оперативного мониторинга нормативно-технической документации. Раздел позволяет отслеживать новые документы, проекты, готовящиеся к утверждению, а также документы, в которые были внесены изменения. Эта универсальная электронная система включает свыше 300 категорий документов различной тематики: ТР России и Таможенного союза (включая проекты); межгосударственные и национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТ, ГОСТ Р), некоторые национальные стандарты Беларуси и Казахстана, классификаторы, руководящие документы (РД), правила безопасности (ПБ), стандарты организаций (СТО), методические указания и рекомендации (МУК), а также широкий спектр других нормативных актов. Данная электронная система представляет собой крупнейший электронный фонд действующих и отмененных нормативно-технических документов, принятых в России на федеральном уровне .
РНТБ ежегодно приобретает официальные справочно-информационные издания – информационные указатели ИУ ТНПА и ИУС, каталоги ТНПА и некоторые другие издания, где также можно отследить появление новых документов по направлению своей работы. С этими изданиями можно бесплатно поработать в читальных залах РНТБ и областных филиалов.
Помимо вышеперечисленных ресурсов, поиск новых документов можно самостоятельно осуществлять и в электронном каталоге РНТБ, используя вкладку «Новые поступления». Для оптимизации процесса поиска следует указать вид документа (документы по стандартизации), определить временной интервал (от 1 до 30 дней) и задать тематическую направленность в соответствии с основными разделами Государственного рубрикатора научно-технической информации (ГРНТИ):
Для отслеживания новых документов по определенной тематике можно воспользоваться бесплатной услугой РНТБ – предоставлением информации по системе избирательного распространения информации (ИРИ). Для подключения к системе ИРИ необходимо заполнить форму-заявку на портале библиотеки, сформулировать тематический запрос, отражающий научные или производственные интересы, и определить желаемую периодичность получения информации. В соответствии с указанными параметрами на электронный адрес абонента будет отправляться оперативная информация о новых поступлениях документов в фонд РНТБ по запрошенной тематике. В списки, автоматически сформированные из ЭК РНТБ, будут включаться не только ТНПА, но и статьи из периодических изданий, монографии, книги, справочники и другие материалы. Для получения подробной консультации по подключению к системе ИРИ необходимо связаться со специалистами РНТБ.
Информацию о выходе новых ТНПА, которые необходимо приобрести, целесообразно фиксировать в отдельной картотеке, так называемой картотеке ожидания. По мере приобретения новых ТНПА карточки из картотеки ожидания на эти документы изымаются, на приобретенные документы заводятся новые карточки, которые расставляются в нумерационную картотеку.
Работа с приобретенными документами
Все приобретаемые ТНПА и прочие документы по стандартизации в обязательном порядке подлежат суммарному и индивидуальному учету с последующей маркировкой каждого экземпляра.
Согласно СТБ 1.16-2021 «учет фонда – комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, являющихся основной частью мероприятий по сохранности фонда».
В соответствии с СТБ 1.16-2021 и СТБ 7.20-2024 каждый поступающий в фонд экземпляр документа подлежит обязательному учету. Единицами учета нормативного производственно-практического документа являются экземпляр, название и физическая единица.
В РНТБ ведется суммарный и индивидуальный учет ТНПА. Суммарный учет ТНПА осуществляется с детализацией по категориям поступающих документов.
После суммарного учета все документы проходят индивидуальный учет, в процессе которого каждому поступившему изданию присваивается инвентарный номер в инвентарной книге, которую допускается вести как на бумаге, так и в электронном виде. В РНТБ с 2002 года она ведется в электронном виде. Присвоенный инвентарный номер проставляется на самом документе, в библиографической записи электронного каталога и на каталожной карточке в нумерационном каталоге.
В процессе технической обработки в нижнем правом углу обложки каждого экземпляра вновь поступившего в библиотеку ТНПА проставляется штамп РНТБ, который свидетельствует о том, что данный ТНПА является ее собственностью. В левом верхнем углу обложки ТНПА проставляются штампы «Контрольный» или «Рабочий». Для эффективного функционирования фонда ТНПА целесообразно приобретать не менее двух экземпляров ТНПА: одному из них придается статус контрольного, второму и последующим – рабочего экземпляра. Контрольный экземпляр является своего рода эталоном, с ним сверяются при необходимости рабочие экземпляры, с него делают дополнительные копии. Рабочие экземпляры ТНПА предназначены для выдачи читателям.
Каталог фонда ТНПА может вестись как в ручном, так и в электронном виде. Библиографическое описание составляется с учетом национального стандарта Республики Беларусь СТБ 7.1-2024 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».
РНТБ осуществляет каталогизацию ТНПА с 2000 года в электронном режиме. Но параллельно продолжается ведение карточного нумерационного каталога, который выполняет роль генерального для фонда ТНПА. С 2006 года РНТБ проводит его ретроконверсию, благодаря чему ЭК постоянно пополняется ретроспективными записями на документы по стандартизации, поступившие в библиотеку до 2000 года.
Карточки в нумерационном каталоге располагаются по категориям ТНПА, внутри категории – в порядке возрастания регистрационных номеров.
Библиографическая запись на ТНПА в ЭК – максимально полная и практически без сокращения слов, поэтому библиографическое описание, выведенное на печать карточки, может выглядеть громоздко. Так как размеры карточки ограничены, при оформлении и распечатке каталожных карточек разрешено сокращать библиографическое описание до обязательного минимума. Уменьшить объем текста помогает также сокращение слов, но при этом необходимо руководствоваться требованиями:
СТБ 7.12-2001 «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на белорусском языке. Общие требования и правила»;
СТБ 7.13-2025 «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила», введенного с 1 октября 2025 года;
ГОСТ 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила»;
ГОСТ 7.11-2004 «Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках».
При соблюдении стандартов по сокращению слов описания ТНПА на каталожных карточках понятны всем.
На карточке в описании обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
– инвентарный № (условный порядковый номер);
– обозначение и наименование ТНПА (приводятся полностью, включая год утверждения, так, как они указаны в ТНПА);
– при наличии сведения о переиздании ТНПА (указывается месяц и год переиздания; при наличии изменений к переизданному ТНПА приводится информация о внесенных изменениях и ИУ ТНПА);
– признак введения ТНПА (сведения о том, что ТНПА введен впервые, взамен или с отменой каких документов разработан настоящий ТНПА);
– срок действия (приводятся сведения о дате введения в действие настоящего ТНПА в виде: «введ. число, месяц, год»; при наличии даты окончания срока действия ТНПА – «до число, месяц, год»);
– место издания, издающая организация, год издания (наименование города и издающей организации приводят в именительном падеже);
– количество страниц, наличие иллюстраций, таблиц, приложений.
Источниками библиографических сведений при создании библиографической записи на ТНПА являются:
– первая страница обложки (титульный лист) и ее оборот;
– первая и последняя страницы ТНПА.
Библиографическое описание отдельно изданного ТНПА в соответствии с СТБ 7.1-2024 на каталожной карточке выглядит следующим образом (Бн 84701 – инвентарный номер экземпляра в РНТБ):
| Бн 84701
ГОСТ 23452-2015. Молоко и молочные продукты. Методы определения остаточных количеств хлорорганических пестицидов. – Взамен ГОСТ 23452-79 ; введ. РБ 01.05.17. – Мн. : Госстандарт, 2017. – II, 12 с. Поправка (ИУ ТНПА № 3-2018) |
На сборник ТНПА оформляется общая карточка, а на каждый документ в сборнике – индивидуальная.
При оформлении общей карточки на сборник ТНПА после наименования приводится полное или сокращенное слово «сборник»:
|
В заголовке для расстановки в нумерационный каталог приводится обозначение первого ТНПА с сокращением «и др.». Обозначения остальных документов записывают как примечание после сокращения «Содерж.:» в порядке, указанном на титульном листе.
При оформлении индивидуальной каталожной карточки на документ в сборнике обязательно указывается инвентарный номер сборника, расстановочный шифр сборника в фонде, а в заголовке записи – обозначение описываемого документа из сборника, согласно которому карточка будет расставлена в нумерационный каталог. Так как библиографическое описание на документ из сборника является аналитическим, то за двумя косыми чертами обязательно указывается название сборника, а в области физической характеристики – диапазон страниц.
|
На обороте карточки от руки или с помощью штампов указывается информация:
– о количестве экземпляров ТНПА и месте их нахождения;
– об изменениях и поправках к ТНПА, при этом дается ссылка на ИУ ТНПА;
– о переносе срока введения в действие, при этом дается ссылка на постановление, ИУ ТНПА или письмо Госстандарта (другого республиканского органа государственного управления, установившего соответствующую дату);
– о восстановлении действия;
– об отмене или замене ТНПА, включая случаи, когда отменяется или заменяется не весь документ, а его часть;
– о переиздании ТНПА.
В соответствии с информацией, приведенной в некоторых справочных источниках, допускается не заводить новые карточки на переизданные ТНПА, а необходимые сведения заносить в карточку ранее изданного ТНПА, однако не будет ошибки, если на переизданные ТНПА будут оформляться и расставляться в нумерационный каталог новые карточки.
Внесение в каталожные карточки точной и полной актуальной информации о ТНПА дает возможность оперативно информировать пользователей о документах в фонде и их статусе.
Не менее важным является вопрос, что делать с каталожными карточками, если ТНПА отменены или полностью заменены. Существует несколько вариантов их хранения. Первый вариант – карточки можно оставить в составе нумерационного каталога и использовать для информации при справочно-информационном обслуживании, как это делается в РНТБ. В этом случае такие карточки должны зрительно отличаться от карточек на действующие ТНПА. Можно нанести на карточку яркую отметку – например, в виде большой буквы А (архив) красного цвета, красной полосы или точки, сведения об отмене ТНПА писать красной ручкой и т.п. Еще один вариант – карточки можно хранить отдельно от карточек на действующие ТНПА в картотеке отмененных ТНПА. Однако данный вариант не очень удобен в работе и в РНТБ не используется.
Расстановка и хранение фонда ТНПА
При организации расстановки и хранения фонда ТНПА в РНТБ руководствуются действующими на территории Республики Беларусь:
Iнструкцыяй аб парадку арганiзацыi бiблiятэчных фондаў i выключэння з iх дакументаў, утвержденной постановлением Министерства культуры Республики Беларусь от 01.12.2022 № 111;
СТБ 1.16-2021 «Правила формирования и ведения фонда технических нормативных правовых актов»;
ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования»;
ГОСТ 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению»;
а также внутренними технологическими картами и инструкциями.
Согласно вышеперечисленным документам, фонд ТНПА хранится отдельно от других видов документов с учетом их категорий, формата, носителя информации. Фонд ТНПА разделен на структурные части: действующий фонд, фонд ДСП, архивный фонд отмененных документов, фонды подразделений РНТБ. Все документы в каждой структурной части размещаются отдельно по категориям ТНПА: ТР, ТКП, СТБ, ГОСТ и т.д. Внутри каждой категории – в порядке возрастания регистрационных номеров. Все документы размещаются на стеллажах с использованием первичных защитных средств хранения – коробок, папок, файлов. На каждое из них наклеен ярлык с указанием категории хранящихся в них ТНПА и регистрационного номера первого документа, расположенного в коробке. Некоторые ТНПА представлены в фонде несколькими экземплярами. Экземпляр со штампом «Контрольный» расставляется перед рабочими экземплярами.
При расстановке отдельных видов ТНПА и документов в области стандартизации имеются некоторые особенности. Периодически в фонд поступают документы, не имеющие регистрационных номеров, например, инструкции, правила, методические рекомендации, санитарные нормы и правила и др. Они расставляются в один общий ряд в последовательности возрастания инвентарных номеров, присвоенных при поступлении в библиотеку.
Рекомендации и пособия по использованию отдельных ТНПА, изменения к ТНПА, изданные в виде брошюр, допускается хранить как вместе с ТНПА, к которым они относятся, так и отдельно в порядке возрастания инвентарных номеров. В электронный или карточный каталог необходимо внести соответствующий расстановочный шифр.
Сборники, включающие в себя одну категорию ТНПА, например, ГОСТы, расставляют по номеру первого документа, вошедшего в состав сборника, при этом в конце номера или расстановочного шифра следует указать «и др.». Если сборник включает разные виды документов, расстановка его осуществляется по инвентарному номеру, присвоенному сборнику при его регистрации. Сборники ТНПА сохраняются в действующем фонде до отмены или переиздания всех ТНПА, входящих в их состав.
ТНПА, переизданные с изменениями, расставляют взамен аналогичных документов предыдущих редакций, не включающих изменения по тексту (в СТБ 1.16-2021 они называются «непереизданными»). Контрольные непереизданные экземпляры переводятся в архивный фонд для дальнейшего хранения со следующими штампами или отметками на обложке: «Переиздан май 2025 с Изм. 1», «Архив» и «Недействующий экземпляр».
ТНПА, изданные взамен отмененных, расставляют в действующий фонд, одновременно из него изымаются те документы, которые они заменяют. Отмененные или полностью замененные контрольные экземпляры ТНПА, изъятые из действующего фонда, могут иметь в будущем практическую ценность, быть использованы в качестве справочно-информационного материала и т. д., поэтому их переводят в архивный фонд со штампом или отметкой «Архив» на обложке и соответствующей пометкой в каталогах.
Рабочие экземпляры непереизданных и недействующих ТНПА подлежат списанию в порядке, установленном в организации.
В РНТБ периодически обращаются специалисты предприятий и организаций с вопросом о сроках хранения отмененных документов. На сегодняшний день в Беларуси, в соответствии с СТБ 1.16-2021, срок хранения отмененных, недействующих ТНПА определяется субъектом хозяйствования и должен составлять не менее 1 года.
РНТБ является депозитарием, здесь установлен бессрочный срок хранения отмененных, замененных и непереизданных документов. Периодически пользователей библиотеки интересуют тексты данных документов, кроме того, отмененные документы могут восстанавливаться в действии. Так, согласно информации в ИУ ТНПА № 7-2024 и ИУ ТНПА № 5-2025 было восстановлено в действии около 120 отмененных ГОСТов. Среди них – ГОСТ 779-55 «Мясо-говядина в полутушах и четвертинах», отмененный с 1 января 2017 года и восстановленный в действии с 1 ноября 2024 года после 7 лет нахождения в архиве. С этой же даты был восстановлен в действии и отмененный с 1 сентября 2003 года ГОСТ 938.29-77 «Кожа. Метод испытания устойчивости окраски кож к сухому и мокрому трению», который более 20 лет хранился в архиве.
Актуализация фонда ТНПА
Фонд ТНПА требует к себе постоянного внимания, так как практически каждый месяц вводятся в действие новые ТНПА, вносятся изменения и поправки в действующие ТНПА, некоторые из действующих документов отменяются или заменяются, какие-то отмененные документы восстанавливаются в действии. Таким образом, фонд ТНПА требует постоянной актуализации. Ведь, согласно требованиям законодательства, использование отмененных ТНПА или ТНПА с отсутствующими изменениями не допускается.
Внесение изменений и поправок в действующие ТНПА и справочно-поисковый аппарат к нему осуществляется на основе информации, публикуемой на территории Республики Беларусь в ИУ ТНПА, на территории Российской Федерации – в ИУС. Тексты изменений вырезаются из указателей и вклеиваются в соответствующий ТНПА на первой странице. Крупные держатели фондов ТНПА обычно приобретают по два экземпляра каждого номера ИУ ТНПА, один из которых определяют в качестве контрольного, второй – рабочего экземпляра, используемого для вклейки изменений в ТНПА. Если приобретается один экземпляр ИУ ТНПА, ему присваивается статус контрольного. Тексты изменений для соответствующих ТНПА допускается копировать с контрольного экземпляра в количестве имеющихся в фонде документов.
Согласно СТБ 1.16-2021, срок внесения информации из указателей не должен превышать 20 дней с момента их получения. Поэтому работа с ИУ ТНПА в РНТБ начинается сразу же в следующей последовательности: внесение сведений об изменениях сначала в ЭК РНТБ, затем во все контрольные и рабочие ТНПА, и в последнюю очередь на карточки нумерационного каталога. При внесении сведений об изменениях в каталоги и ТНПА используются стандартизированные записи. Например:
– Изм. 1 (ИУ ТНПА № 7-2025);
– Поправка (ИУ ТНПА № 8-2025);
– Отменен с 11.04.2013 на территории РБ (ИУ ТНПА № 2-2013);
– Отменен с 01.07.2020 на территории РБ. Действует ГОСТ 2322-2018 (ИУ ТНПА № 1-2021);
– Отменен с 01.07.2015 на территории РБ в части ядер миндаля сладкого, реализуемых в торговой сети. Действует ГОСТ 32857-2014 (ИУ ТНПА № 7-2015);
– Дата отмены перенесена с 01.01.2024 на 01.05.2024 (ИУ ТНПА № 2-2024);
– Восстановлено действие с 01.11.2024 (ИУ ТНПА № 7-2024);
– Срок действия продлен до 01.01.2020, изм. 7 (ИУ ТУ РБ № 5-2020).
Все сведения об изменениях должны вноситься в определенном хронологическом порядке. На ТНПА и каталожные карточки сведения желательно вносить при помощи соответствующих штампов, если штампов нет, написать от руки разборчивым почерком.
При внесении текстов изменений в ТНПА следует обратить внимание на следующее:
– штамп, проставляемый на обложку, не должен попадать на текст документа;
– тексты изменений и поправок маленького объема аккуратно подклеиваются к корешку первой страницы документа. Не допускается заклеивание текста документа и самого изменения;
– большие по объему тексты изменений лучше не вклеивать, а прикреплять брошюровочным степлером;
– очень большие по объему изменения лучше не вклеивать в сам ТНПА, т.к. документ деформируется и рвется, лучше подшивать такие изменения в папку-скоросшиватель и хранить вместе с документом с соответствующим шифром хранения на папке, например, «ОК РБ 007-2012/Изменения»;
– тексты изменений, изданных отдельно в виде брошюр, в документы не вклеиваются и хранятся в фонде вместе с документом с соответствующим шифром хранения;
– в сборниках ТНПА отметки об изменениях вносятся непосредственно на первую страницу конкретного ТНПА.
Какие источники кроме ИУ ТНПА можно использовать при актуализации фонда ТНПА? Еще не так давно на территории нашей страны издавалось довольно много различных реестров, перечней, каталогов и указателей нормативных документов. Но со временем их количество становилось все меньше. Связано это, в первую очередь, с информатизацией и цифровизацией. Некоторые организации-составители таких справочно-информационных изданий размещают их сегодня в электронном виде на своих сайтах, так как это и быстрее, и дешевле, и в этом есть несомненный плюс, ведь через год или даже меньше информация в таких перечнях уже не актуальна. Например, каталог документов «Метрология» размещается с 2024 года в электронном виде на сайте БелГИМ. С 2018 года не выходит «Перечень технических нормативных правовых актов в области архитектуры и строительства, действующих на территории Республики Беларусь», и мы используем для актуализации фонда ТНПА по строительству ИПС «СтройДОК Online». С 2015 года не выходит каталог «Санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, действующие на территории РБ», но на сайте Министерства здравоохранения Республики Беларусь публикуется Перечень действующих технических нормативных правовых актов, используемых в деятельности органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарный надзор, включающий действующие санитарные нормы и правила, гигиенические нормативы. Перечни действующих ТНПА в области пожарной безопасности размещаются на портале Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь.
Кроме этого, для актуализации фонда используются постоянно обновляемые базы данных. Основным электронным ресурсом для нас является ИПС «Стандарт», которая включает не только тексты ТНПА, но и актуальную информацию о них.
Проверка и ревизия фонда ТНПА проводится с периодичностью, установленной субъектом хозяйствования. В ходе проверки определяются фактическое наличие документов в фонде согласно формам индивидуального учета и соблюдение правил учета и хранения ТНПА, выявляются ТНПА без внесенных изменений, отмененные, утраченные, излишне дублетные, а также испорченные. Если в фонде есть экземпляры с пометками, необходимо принять меры по их устранению. Рабочие экземпляры можно заменить новыми, сделав копии с контрольных, контрольные следует заново заказать у официального распространителя.
Формирование и организация фонда ТНПА – достаточно сложный процесс. Он включает в себя разнообразные направления работы, требует внимательности, усидчивости, специальных знаний и, конечно, практического опыта. Если у специалиста, занимающегося ведением и формированием фонда ТНПА, есть необходимость получить индивидуальную консультацию, можно посетить РНТБ лично или получить справку по телефону (017) 226-65-04.