Мончик Е.П., заведующий отделом научно-организационной и методической работы РНТБ

 Нормативно-правовое обеспечение деятельности научно-технических библиотек. Инструкция об организации библиотечных фондов и исключении из них документов

Говоря о нормативно-правовом обеспечении деятельности библиотек, мы имеем в виду совокупность нормативных правовых актов различной формы и юридической силы, регулирующих различные направления деятельности библиотеки.

Библиотечное законодательство как совокупность правовых норм обладает структурой. Основополагающее место в системе принадлежит Конституции Республики Беларусь, на самой нижней ступени – локальные акты библиотек:

• Конституция Республики Беларусь;
• кодексы Республики Беларусь;
• законы Республики Беларусь;
• нормативные правовые акты Президента Республики Беларусь (декреты, указы);
• нормативные правовые акты Правительства Республики Беларусь (постановления Совета Министров);
• нормативные правовые акты министерств, ведомств, комитетов;
• нормативные правовые акты органов местного управления и самоуправления;
• внутренние акты библиотек (локальные акты).

Кроме того, все множество нормативных правовых актов, регулирующих деятельность библиотек, можно условно разделить следующим образом:

• специальные нормативные правовые акты, целенаправленно регулирующие деятельность библиотек (Кодекс Республики Беларусь о культуре, Инструкция о порядке организации библиотечных фондов и исключения из них документов);
• нормативные правовые акты других отраслей права (отраслей законодательства), регулирующие отдельные направления деятельности библиотек (акты в сфере информации, культуры, образования (например, законы «Об авторском праве и смежных правах», «О научно-технической информации», «Об информации, информатизации и защите информации»);
• законодательные акты и кодексы различных отраслей права, регулирующие неспецифическую деятельность библиотек. Они единообразно регулируют схожие отношения – в процессе деятельности библиотек возникает огромное количество правоотношений, регулируемых гражданским законодательством (например, материальная ответственность сотрудников библиотек, требования пожарной безопасности).

Таким образом, правовая база деятельности библиотек представляет собой сложное переплетение нормативных правовых актов различной юридической силы и норм различных отраслей права.

Системообразующим актом в библиотечном законодательстве в настоящий момент является Кодекс Республики Беларусь о культуре (далее – Кодекс).

Содержащиеся в Кодексе юридические предписания представляют собой отправные начала всей системы библиотечного законодательства.

Кодекс определяет правовые, экономические, социальные, организационные основы библиотечного дела и гарантирует неотъемлемое право каждого гражданина на свободный доступ к библиотечным фондам, регулирует взаимоотношения библиотек с государством, юридическими и физическими лицами в рамках удовлетворения потребностей общества в библиотечных фондах.

После принятия Кодекса были отменены такие нормативные правовые акты, как:

• Закон Республики Беларусь «О библиотечном деле в Республике Беларусь»;
• Типовые правила пользования библиотеками в Республике Беларусь;
• Инструкция о порядке осуществления внутриреспубликанского документообмена и перераспределения документов;
• Инструкция о порядке организации и функционирования национальной системы межбиблиотечного абонемента;
• Инструкция о порядке ведения государственного реестра книжных памятников в Республике Беларусь;
• Положение о Республиканском библиотечном совете.

Библиотечному делу в Кодексе посвящена глава 18 (статьи 131–151).

1 января 2023 г. вступили в силу изменения в Кодекс. Вот некоторые из них.

В статье 134 к основным принципам деятельности библиотек добавилась координация и кооперация по оцифровке и обеспечению безопасности документов.

Из статьи 137 исключен пункт 1.6, подтверждающий право библиотек устанавливать правила пользования библиотекой и порядок регистрации пользователей. Данный пункт перенесен в эту же 137 статью новым пунктом 2.11 и отнесен к обязанностям библиотек. Теперь библиотеки обязаны устанавливать правила пользования и порядок регистрации пользователей.

В статье 147 дано более широкое понятие документообмена и перераспределения документов. Теперь можно бесплатно передавать чрезмерно дублетные и непрофильные документы другому субъекту культурной деятельности, учреждению образования, которое не относится к субъектам культурной деятельности, организациям, которые оказывают социальные услуги, религиозным организациям.

Но библиотечный фонд, который постоянно хранится в государственных библиотеках, передавать можно по-прежнему только государственным библиотекам.

Вместо термина «электронная доставка документов» вводится термин «доставка документов». Суть та же – доставка копий документов в электронном виде с использованием информационно-коммуникационных технологий. В пункте 6 статьи 148 библиотеки обязуют при осуществлении доставки документов обеспечивать соблюдение законодательства об авторских и смежных правах.

В пункте 7 той же 148 статьи говорится об использовании бланка-заказа для межбиблиотечного абонемента и доставки документа. На сегодняшний день в соответствии с Постановлением Министерства культуры Республики Беларусь № 30 от 10 мая 2018 г. «Об установлении формы бланка-заказа на заказ документов по межбиблиотечному абонементу» действует форма бланка-заказа МБА.

Основным нормативным правовым актом, устанавливающим единые правила учета и сохранности документов, которые формируют библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, ее ведомственной принадлежности, структуры фонда, организационно-технологических особенностей, является Инструкция о порядке организации библиотечных фондов и исключении из них документов, утвержденная постановлением Министерства культуры Республики Беларусь от 1 декабря 2022 г. № 111 и введенная в действие с 1 января 2023 г. (далее – Инструкция).

Инструкция состоит из 8 глав и 18 приложений.

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Прием документов в библиотечные фонды и их обработка

Глава 3. Учет библиотечных фондов

Глава 4. Индивидуальный учет библиотечных фондов

Глава 5. Суммарный учет библиотечных фондов

Глава 6. Размещение и сохранность библиотечных фондов

Глава 7. Проверка библиотечных фондов

Глава 8. Исключение документов из библиотечных фондов

Глава 1 «Общие положения» в целом посвящена терминологии. В сравнении с ранее действующей Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Министерства культуры Республики Беларусь от 28 августа 1998 г. № 300, некоторые термины исключены и добавлены новые. Среди новых терминов, введенных в Инструкцию, можно выделить:

• «удаленные электронные информационные ресурсы»;
• «документы групповой обработки»;
• «содержательная единица (единица контента)»;
• «инвентаризация»;
• «электронный документ на съемных носителях»[1].

Следует отметить, что в новой Инструкции электронным ресурсам отведено значительное место.

Из Инструкции исключены такие термины, как «библиотечный фонд», «исключение из фонда», «документ», «книжный памятник». Эти термины дублируют термины в Кодексе.

Также среди исключенных: «книга», «журнал», «газета», «нотный документ», «изобразительные документы» и др. Определения этих терминов можно найти в СТБ 7.60-2021 «Издания. Основные виды. Термины и определения».

Процесса приема и обработки документов также коснулись некоторые изменения. В пункте 4 главы 2 отсутствует требование подписи акта о расхождении сведений в сопроводительных документах, отправленных без библиотечного заказа, дефектных экземплярах членом фондовой комиссии. Сейчас достаточно подписи заведующего отделом комплектования и сотрудника отдела комплектования, ответственного за прием документов.

В пункте 7 главы 2 дано уточнение, что на титульном листе проставляется и инвентарный номер, и штамп. Ссылка на форму штемпелей исключена, так как этого приложения в новой Инструкции нет.

Пункты 13 и 14 Инструкции являются нововведением и регламентируют порядок обработки и приема документов групповой обработки, а также удаленных и локальных электронных информационных ресурсов.

В главе 3 новыми являются пункты 25, 29, 30. Они касаются учета электронных информационных ресурсов.

Особо стоит обратить внимание на нововведение, по которому как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются описания авторских свидетельств и патентов, в том числе расположенных на электронных носителях, которые имеют личное имя, классификационный индекс и возможность использования с помощью отдельных программных продуктов.

Что касается индивидуального учета документов, новым является то, что:

во-первых, индивидуальному учету подлежат все поступившие в фонд документы, кроме документов, поступивших в обменные фонды, документов групповой обработки, электронных информационных ресурсов;

во-вторых, к формам индивидуального учета отнесен учетный каталог, регистрационная картотека или база данных;

в-третьих, заверять печатью последнюю страницу инвентарной книги не требуется, достаточно подписи руководителя.

При осуществлении суммарного учета следует знать, что суммарному учету не подлежат электронные информационные ресурсы.

Формами суммарного учета по-прежнему являются книга суммарного учета (электронная и печатная) и ведомость суммарного учета (электронная книга суммарного учета).

Изменения коснулись и фондовой комиссии. Из ее функций исключена работа по определению условий договоров, гарантирующих сохранность фондов при осуществлении, например, выездных выставок.

Расширились требования к размещению фонда. Кроме того, что помещения для хранения библиотечных фондов должны располагаться в зданиях, обеспечивающих необходимую температуру и влажность, в них также должны соблюдаться световой и биологический режимы, должно быть приобретено специальное оборудование.

Определены условия хранения упорядоченных массивов электронных документов, электронных документов на съемных носителях, цифровых копий, что является новым требованием.

Что касается проверки фонда, то в Инструкции дополнительно разрешено проводить проверку фонда по решению руководителя организации.

Также введена норма по периодичности проверки электронных документов – не реже 1 раза в 3 года.

В главе 8, посвященной исключению документов, отсутствуют такие причины исключения, как «утерянные», «окончание срока хранения», «перевод в фонд другой библиотеки». Вместо этого в перечень введен пункт «другие документы». Тем не менее далее в пункте 102 указаны условия исключения по причине окончания срока хранения и в пункте 103 – условия исключения по причине перевода в фонд другой библиотеки.

В пункте 108 Инструкции дается ссылка на новый акт о приеме документов вместо утерянных (приложение 16). Также к этому акту должен прилагаться список документов, которые исключаются из фонда по причине утери.

В главе 8 Инструкции нововведением является перечень причин, по которым исключаются электронные документы, а также удаленные и локальные информационные ресурсы.

В 119 пункте Инструкции дана ссылка на акты о передаче документов по международному документообмену и передаче документов по внутриреспубликанскому документообмену. Акты являются нововведением (приложения 17 и 18 соответственно).

Всего в новой инструкции 18 приложений, из них 4 новых:

Ведомость учета удаленных электронных информационных ресурсов;

Акт о приеме документов взамен утерянных;

Акт о передаче документов по международному документообмену;

Акт о передаче документов по внутриреспубликанскому документообмену и перераспределении документов.

Из Инструкции исключены пункты, касающиеся пожарной безопасности. Дело в том, что правоотношения, которые регулируются законодательными актами других отраслей права, исключены из Инструкции, в том числе и требования пожарной безопасности. Они регулируются «Общими требованиями пожарной безопасности к содержанию и эксплуатации капитальных строений (зданий, сооружений), изолированных помещений и иных объектов, принадлежащих субъектам хозяйствования» (Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства»), а также иными нормативными правовыми актами, образующими систему противопожарного нормирования и стандартизации, которая утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2020 г. № 516.

По этой же причине из Инструкции исключен пункт о сдаче исключенных документов в макулатуру. Главный критерий отнесения бумажных и картонных изделий к макулатуре – невозможность их дальнейшего применения по прямому назначению. С момента признания таких изделий макулатурой у организации возникают определенные обязанности по обращению с отходами, которые регулируются Законом Республики Беларусь от 20.07.2007 г. № 271-З (ред. от 28.06.2022 г.) «Об обращении с отходами» и постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 24.02.2009 г. № 12 «Об утверждении Инструкции о порядке организации сбора (заготовки) и поставки макулатуры перерабатывающим организациям республики».

Из Инструкции исключены также главы, касающиеся материальной ответственности пользователей и сотрудников библиотек. Материальная ответственность пользователей и сотрудников библиотек регулируется в соответствии с действующим законодательством (Гражданский кодекс Республики Беларусь, Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях, Уголовный кодекс Республики Беларусь).

Более подробно с перечнем документов, регламентирующих деятельность библиотек, можно ознакомиться в разделе «Методический кабинет» интернет-портала РНТБ. Там же размещен перечень стандартов СИБИД и перечень некоторых типовых документов научно-технических библиотек.

[1] Здесь и далее переведено с белорусского.